Val av speditör - Checklista med 31 punkter

Numrering av praktiska skäl, inte prioritet. Kommentarer och citat från företagare i rött.

 

1. Linjetrafik till vilka orter i egen regi

Många speditörer samarbetar med andra speditörer, vilket är naturligt. Transporten till kunden är den sista länken i värdekedjan, vi måste veta vem som gör vad och tar ansvar för vad. Om hela transporten sköts av samma speditör och dessutom är känd hos kunden, är det en fördel.

2. Turtäthet, garanterad, icke garanterad, ev regelverk

Speditörerna lever på en tjänst som sig inte är komplicerad, det svåra är att göra det till så låg kostnad som möjligt. Grunden för det är så fulla lastbilar som möjligt. Man kanske inte skickar i väg en lastbil till England om den bara är lastad till en fjärdedel, då väntar man in gods tills den blir fylld. Detta bör tillverkaren var informerad om och införstådd med. OBS- det här måste återspegla sig i offerten/prislistan till slutkunden. Om det finns ”dragspel” i turtätheten så måste kunden känna till reglerna, till exempel att gods som är utskeppat (och fakturerat) en viss dag kan anlända inom ett intervall av dagar istället för på exakta dagar. Idealet är förstås att det uppstår en rutin så att tillverkaren och kunden kommer in i en ”lunk” där order, orderbekräftelse, utskeppning, ankomst sker i stabil takt och med givna utskeppnings- och ankomstdagar, alternativ intervall. Det viktiga är i det fallet är att tiderna/intervallerna stämmer, inte att transporten sker snabbt. ( Idealiskt kommer betalningstiderna in i samma rytm)

”Vår kund i Italien började klaga på att våra utskeppningar på fredagarna alltid var två dagar försenade, medan de på tisdagarna alltid var i tid. Vi kunde inte begripa varför och inte heller speditören kunde begripa det, men när de ringde upp åkeriet och åkeriet pressade sin förare på en förklaring visade det sig att den italienske föraren hade hittat en flickvän på vårt lager och hade börjat stanna kvar över helgen”

3. Tidsgaranterade leveranser

Hör ihop med turtätheten. Ju mer precisa tidsgarantier (intervall min – max antal arbetsdagar, exakta dagar, exakta timmar) tillverkaren kräver av speditören, desto högre blir speditörens kostnader och därmed priset.  

Hämtning inom vilka tidsintervall

Speditörer är stressade och de anlitar åkerier vars förare alltid är stressade. Ju fler stressmoment man kan ta bort, desto bättre. Ett stressmoment för både tillverkare och förare är stängningstiden. Många svenska tillverkare stänger sina portar klockan 17, obevekligen. Om leveransen är viktig så kan tillverkaren be någon på lagret jobba över för att ta vänta in lastbilen, men det är inte populärt, kanske är det ett fotbollslag som ska tränas klockan 18. Här kommer ett exempel på en mycket elegant lösning:

”I lagret för utgående gods gjorde vi en sektion med inhägnade bås och med kodlås, så att förarna själva kan komma in och hämta sitt god och sina dokument, när som helst på dygnet. Gaffeltruck behövs inte för våra grejer, det räcker med pallyftare och den finns på plats.  Vi krävde inte lägre priser för speditörerna för den tjänsten, men logistiken flyter på bra utan stress, och det är huvudsaken”

4. Lastning hos tillverkaren

Ju smidigare lastning, desto lägre kostnader för speditören. En kunnig speditör lämnar inte en skarp offert förrän han känner till hur lastningen går till. Till exempel genom att ställa följande frågor:

• Sker lastningen inomhus eller utomhus?
• Om inomhus, finns det alltid gaffeltruck och -förare tillgänglig?
• Lastning från golv?
• Från smal lastkaj, alltså enbart lastning bakifrån?
• Från bred lastkaj, alltså enbart lastning från sidan?
• Från L- formad lastkaj, alltså lastning från en sida och bakifrån?
• Från U-formad lastkaj, alltså lastning från båda sidor och bakifrån?
• Är det möjligt att lasta uppifrån?
• Kan föraren hitta en plats för att värma/äta medhavd mat eller fika?
• Kan föraren parkera på området för att vila enligt regelverket?
• …

Hur förarna helst vill bli servade med matplats, fika eller vila…det känner jag inte till. Men är säker på att ju bättre förarna blir behandlade, desto bättre service blir det. Kommer bara ihåg hur glada flyttkillarna blev när vi bjöd dem på generös fika vid vår egen flytt...

 

5. Avvikelserapportering

Förseningar inträffar. Men det är inte kunden som ska upptäcka dem -det är speditören som ska informera om dem. Till tillverkaren. Om speditören åtagit sig den tjänsten, vill säga.

Säker spedition = säkra betalningar. Försenade leveranser = försenade betalningar ( och en hel del onödiga mejlväxlingar…)

6. Avvikelsekonsekvens

Juridisk fråga – vem tar de ekonomiska konsekvenserna för förseningar och skador. Brukar regleras i det finstilta, men måste klargöras en gång för alla.

7. Speditörens åtagande angående lastning och lossning, enligt valt villkor i INCOTERMS 2026

Hänger på leveransvillkoren och dessa regleras i INCOTERMS. Det finns utmärkta handböcker och massor av kunskap om detta hos speditörerna. Vid en offertförfrågan måste leveransvillkor anges för att klargöra vad som är speditörens åtagande och ansvar.

”Ex Works” används ofta helt fel. Vid Ex Works ansvarar köparen, alltså rent konkret speditörens förare, att godset lastas ombord på flaket – tillverkaren ska bara ha godset tillgängligt på lastkaj. Om tillverkaren lastar på godset så är det FCA, Free on Carrier, som gäller, under förutsättning att köparen ansvarar för transporten.  Min riktlinje är att i Europa så gäller två alternativ:  Antingen lämnar tillverkaren godset till kunden eller så hämtar kunden hos tillverkaren, allt däremellan är en källa till onödigt strul. Rätt villkor kan då vara t.ex. DDP Delivered Duty Paid för leverans fram till kundens lastkaj ( helst att priserna är angivna inklusive frakt) . Eller så kan det vara just FCA, Free On Carrier, när det är kundens speditör som kommer med sina lastbilar och tar emot last som lastas på lastbilen av tillverkarens personal. Varje företag måste behärska de Incoterms-villkor som gäller och precisera i sina offerter vilken INCOTERMS-”årgång” man refererar till, till exempel INCOTERMS 2026.

8. Förpackning och emballage

Speditören måste försäkra sig om att förpackning och emballage fungerar för den typ av transport som man väljer. Helst bör speditören besöka fabriken för att studera produkterna, förpackningsmetoden, förpackningskvaliteten, torkmedeln, containerkilarna, surrning, säkring osv, osv. Näst bäst är filmer och fotografier. Förpackning och emballage är ett stort ämne och det finns många specialister med bra lösningar, vill bara ha med det som en kritisk punkt i den här checklistan.

En fransk postorderkedja var på besöksrunda hos svenska möbeltillverkare. Inköparen testade varje produkt genom att lyfta upp den upp den i midjehöjd och sedan släppa den till fabriksgolvet – ÅTTA gånger i rask följd, en gång på varje hörn! Sedan öppnade han förpackningen och studerade innehållet. Hos en tillverkare hade en glaskomponent lossnat och gått i kras, hos en annan var allting helt intakt eftersom de hade lagt in utfyllnad så att alla komponenter var perfekt fixerade.  

9. Lastpall eller annan lösning.

EUR pallen är ett väl inoljat system i Europa, men bara för EUR standardpall med måtten 1200x 800. Pallar med andra mått kräver annan hantering. Likaså måste det preciseras, helst dokumenteras med foto, hur godset ska hanteras.

När man lyfter upp en sockerbit kan man tänka på att dess mått är uträknat efter just EUR pallen. X antal sockerbitar och Y antal sockerbitspaket passar perfekt i längd, bredd och höjd på en EUR pall. Detta har jag lärt mig av logistikveteranen Ingmar Ingstad, tänker på det varje gång jag ser (och avstår från) en sockerbit! Får ibland lust att berätta detta för de andra vid kaffebordet men tvingar mig själv att låta bli…man vill ju inte bli klassad som logistiknörd…även om man blivit det.

10. Pallkragar -hantering

Pallkragar är ett utmärkt system, men det är inte universellt på samma sätt som lastpallar. I Tyskland är det vanligt med ”Gitterboxen”, alltså kraftiga nätburar – en helt annorlunda hantering. Om en svensk tillverkare packar på pall och i pallkrage måste speditören ta höjd för att eventuellt ta hand om pallkragar som kunden i Tyskland vill lämna tillbaka direkt.

( Är lite osäker på hur mycket detta har ändrats under de senaste åren, kanske har pallkragar blivit mer accepterade på kontinenten?)

11. Lossning hos kunden

Lossningen hos kunden är i princip samma procedur som lastningen hos tillverkaren, fast tvärtom (naturligtvis). Och just därför är frågan kritisk – om gaffeltruck behövs för lastning behövs det också gaffeltruck för lossning. Det måste speditören veta - om speditören ombesörja att en gaffeltruck kommer ut till kunden för lossning så blir det naturligtvis en extrakostnad. (Men samtidigt kanske en oerhört uppskattad tjänst för kunden som kanske varken har råd med eller plats för en gaffeltruck?). Kan lossningen ske från alla sidor, det kan vara en kritisk fråga.

Sveriges bästa logistikföretag långt innan logistik kom på tapeten var Kinnarps kontorsmöbler! Sedan 1959 kör Kinnarps med en smart logistik som de kallar ”blåbilar”. Så här var och är upplägget, som jag har fick det berättat för mig i mitten på åttiotalet och antag att du är en köpare av kontorsinredning, då händer följande:

• Du får leveransdatum OCH tidpunkt på dagen, typ en tisdag om sex veckor, klockan 13. Kanske ligger det lite väl långt fram i tiden men eftersom det är en exakt tidpunkt och möblerna monteras på plats så accepterar du offerten.
• Den aktuella tisdagen kl 13 parkerar en Kinnarps lastbil utanför ditt kontor.
• Genom fönstret ser du att lastbilen ser annorlunda ut, med ovanligt ”tjock mage”– det beror på att Kinnarps har specialbyggda flak för att få plats med så mycket gods som möjligt.
• När flaket öppnas ser du till din förvåning att möblerna är inlindade i filtar – precis som en flyttfirma! Kinnarps använder inga kartonger! Det gör att de kan utnyttja utrymmet optimalt och att de kan lasta och lossa enligt sina planerade rutter. ( Och slipper förpackningskostnader…)
• Du guidar chauffören till rätt rum och så börjar chauffören och ev kollega (?) att montera
• Någon halvtimma senare är ditt nya skrivbord monterat och klart att använda

 

12. Antal omlastningar

Ju fler omlastningar, desto högre risk för skador och förseningar - för återkommande flöden bör man känna till exakt var och hur godset lastas om.

En fabrikör valde en speditör med lägsta priset, men det flödet innebar 7 (sju!)  omlastningar mellan fabrik i Sverige och kund i Frankrike. Kunderna betalade på den tiden 60 dagar, fri leveransmånad räknat från den 25e månaden innan och betalning gjordes den 10 e månaden efter… såvida inte leveransen försenats, vilket ledde till att betalningen försenades en månad, men först efter att ett antal irriterade telefonsamtal mellan kund och agent, agent och tillverkare, tillverkare och speditör, speditör och underspeditör ägt rum. Det var just det (misslyckade) flödet i början på åttiotalet som fick mig, i egenskap av exportsäljare, att intressera mig för exportlogistik. Engelsmännen talar om ”T-shaped competence”, man ska vara specialist på sitt område men om man inte förstår vad de andra specialisterna i värdekedjan, i företaget och utanför företaget, ja då står man sig slätt…  

   

13. Brytpunkt för direktleverans utan omlastningar.

Viktig punkt för att sätta offensiva priser som inkluderar frakt. Det är inte alltid som man behöver beställa "full lastbil" för att en leverans ska direkt till kund utan omlastningar. Den brytpunkten kan då lämpligen utgöra minimiorder för att kunden ska få pris inklusive frakt.  

 

14. Omräkningsfaktor eller Densitetsförhållande

Generellt ger speditörer offert per viktenhet och om godset skrymmer mer än det väger så räknas volym om till vikt, med en omräkningsfaktor typ att ett viss kubikmått omräknas till en viss vikt.

Återigen, jag är ingen expert men vill bara förmedla att det är denna typ av detaljer som avgör om frakter blir lönsamma eller inte. Ingen kedja är starkare än den svagaste länken och ett dåligt analyserat omräkningsfaktor kan vara en sådan svag länk.

15. Offert i vilken enhet, per vikt , per volym , per flakmeter, per annan parameter

Stort ämne! Ytterst handlar det om hur man optimerar fraktkostnader, fraktservice så att man kan erbjuda bästa möjliga service till kunden och till rätt pris. Vill bara peka på hur stor rationaliseringspotential det ligger i att optimera frakter, det räcker inte med att bara följa speditörernas schabloner, man måste behärska dem och eventuell kunna göra avsteg från dem. Kan visst del av godset som är lätt läggas ovanpå tungt eget gods eller tungt gods från annan tillverkare?

16. Preciserat lastningstillfälle

Hur exakt kan lastningstid aviseras? Man vill undvika köbildning vid lastkajen och man vill undvika stress för egna lastningsteamet.  Omvänt vill man undvika att lastpersonal står och väntar otåligt på att lastbil 1 ska komma vars last är framställd och kanske blockerar godset för lastbil 2 som redan har kommit ) Ju smidigare man kan kommunicera med chauffören / speditören om detta, desto bättre.

17. Varuförsäkring ingår/ingår ej.

En formalitet, lika enkel som när man bockar för extra försäkring när man hyr bil och lika dramatisk när man inte bockat för den när man krockat med hyrbilen. Varuförsäkring bör ingå, det kostar en aning mer men då är ansvarsfrågan glasklar. Något man måste ha gjort klart, en gång för alla.

18, Utfärdar vilka dokument / Dokumenthantering , eventuell tredjepartslogistik

OBS! Speditören kan hjälpa till med mycket, inte bara den fysiska frakten. Speditören kan också utfärda dokument och fakturor. Ja, just det – fakturor ( se separat text om Exportera till USA, där speditören/ logistikbolaget kan fronta med ett fiktivt dotterbolag för fakturering) Om man är ett nystartat företag kanske man inte har råd att bygga upp en egen ekonomiavdelning och då kan speditören bli den perfekta lösningen, antagligen kombinerat med tredjepartslogistik, då speditören hanterar kundens hela lager.

19. Ev momshantering, tullklarering, inbetalning av införselmoms och eventuella tullavgifter

Gäller Norge, Schweiz och andra icke -EU länder. Momshanteringen inom EU är oerhört smidig och berör inte speditören överhuvudtaget. Men i Norge och Schweiz samt Storbritannien fr o m 2021 måste speditören klarera godset genom tullen, vilket är en schablonkostnad, en felkälla och en förseningsrisk.  (Observera att livsmedel som exporteras till Norge beläggs med tull.)  I de fall speditören betalar införselmomsen till tullverket så exponerar sig speditören för risken att tillverkaren/leverantören inte kan betala eller betalar sent -  också det en källa till missöden.

20. Chaufförskontrollerad transport?

Mycket av frakterna till EU går via färjor från Göteborg, Malmö, Trelleborg, Nynäshamn mm. Ett vanligt upplägg är att svensk chaufför ställer trailer på terminalen i till exempel Trelleborg. Sedan kör rederiets personal ombord trailern och kör sedan av trailern i till exempel Travemünde där en tysk chaufför sedan kommer och kopplar på trailern och kör den till avsedd terminal. I de flesta fall en smidig procedur, men den innehåller ändå risker för förseningar och misstag. Chaufförer som följer med transporten hela vägen innebär en obruten bevakning av lasten och en extra trygghet.

21. Chaufförers språkkunskaper?

Minimikrav är tillräcklig engelska. Risk för dyra missförstånd med chaufförer som inte förstår vad man säger och vice versa. En hel del chaufförer från östra Europa talar knackig men förståelig tyska och den nivån på tyska är vad vi svenskar också klarar, fast frågan är om det räcker i kritiska situationer.

22. Lokal speditionspartner/namn på kontaktperson för kunden att kontakta

Kunden kan vara intresserad av att , speciellt inför en första leverans, ha pratat med den lokala speditören om eventuella förutsättningar för avlastning, tidpunkt el dyl.

23. Ev tillägg för varitioner i kostnad förbränsle, valuta, skatter, avgifter…

24. Miljöpolicy

25. Rutin för reklamationshantering

När granskar speditören godset och hur? Okulärbesiktning? Fotograferas skadat gods?

Jag har stött på en smart tysk produkt, en slags elektronisk dosa som läggs inuti godset och som registrerar avvikande stötar och när de inträffar. Vet inte hur populär produkten blivit, men föreställer mig att den kan undanröja onödiga tvister om när ett gods blev skadat och i så fall klarlägga vems ansvar det var.

26. Expressfrakter, rutin för och prislista

Kunder uppskattar att man kan göra expressleveranser utan annan problematik än att totalpriset blir högre. Bra om speditören också kan har en rutin / en ”specialfil” för brådskande leveranser.

27. Exakt fraktpris till given ort

Passar när man har en exklusiv återförsäljare eller en given OEM kund i ett visst land dit alla leveranser kommer gå

Fraktpriser till olika zoner i ett visst land eller till olika länder

Passar för priser till framtida kunder i ett land eller i flera länder man hoppas kunna sälja till. Kan vara lämpligt inför en internationell mässa, då slipper man be intresserade kunder att få återkomma efter mässsan med priser inklusive frakt. Och en vecka efter mässan är man kanske redan bortglömd av kunden, tyvärr ett missöde som är alltför vanligt).

"Vi offererade en fransk kedja priser inklusive frakt till centrallager. Strax innan affären var klar fick vi reda på att kedjan hade TVÅ centrallager,det höll på att spräcka hela kalkylen" 

28. Drop-shipping, rutin för och kostnad för (dvs möjlighet att ombesörja frakt till privatperson.

Kallas Streckenlieferung/Streckenhandel på tyska och blir allt vanligare tack vare e-handel). Finns skickliga speditörer som behärskar detta till fulländning!

”Vi säljer grejer för den avancerade hemmafixaren och var varuvärden kring 5 - 10 000 kronor till kund. Förr hade vi en importör i Tyskland som krävde ohållbart låga priser från oss för att priset till kund, inklusive importörens marginal, skulle bli konkurrenskraftigt. Då gick vi över till att sälja istället via en provisionsagent och att skicka grejerna direkt till tyska kunder. I ett slag blev exporten lönsam till priser som kunderna accepterade! Visserligen fick vi ta hand om hundratals tyska småfakturor varje månad men det lärde vi oss hantera, i princip en extra halvtidstjänst.  En av våra mest lönsamma investeringar någonsin! Vi valde en speditör som har ett starkt nätverk i Tyskland och det hjälpte oss mycket.”

29. Kontaktpersoner hos speditören för exportören

Även om ”allt” numera sker automatiskt (?) så är det bra att veta vem man har att göra med hos speditören. När det funkar som bäst är speditören som en inhyrd egen transportavdelning. Ibland är det välgörande att kontaktpersonen/erna hos speditören får besöka tillverkaren och se hur allt funkar och lära känna dem man samarbetar med.

30. Kontaktpersoner hos exportören för speditören ( ev jour?)

Vem och när får speditören ringa om det är kris utanför kontorstid? Det är man gör något utöver rutin, utanför kontorstid som kunden blir imponerad. Kunden vill veta att tillverkaren är beredd att ”röra upp himmel och jord” för att lösa ett problem för kunden.

31. Tracking and information system

Vilket system används? När skickas meddelanden och till vem?

32. Med, med mera…

Tolstoj skrev att ”alla lyckliga familjer är lyckliga på samma sätt men att alla olyckliga familjer är olyckliga på olika sätt.” Något liknande med exportlogistik och spedition, när allt klaffar så är det lugna gatan på samma sätt för alla. När det går fel så kan det gå fel på många olika sätt. Och det är då samarbetet med speditörer sätts på prov och förbättras.

Allmän kommentar: mycket av detta har jag lärt mig av Malmös logistiknestor Ingmar Ingstad, på Ingstad & Co. , stort tack till honom. Även stort tack till Hans Gunnar Andersson VD för f.d. Transfargo i Malmö som medverkade till att ett stort flöde av svenska möbler fråmn fabrik till hundratals enskilda butiker i Frankrike som att fungera, alltså på åttiotalet, långt innan det blev enkelt. Flera av punkterna och kommentarerna är ändå egna upplevelser och vad jag fått mig berättat av både nöjda och missnöjda tillverkare och speditörer! Spedition låter enkelt, men är en källa antingen till lönsamt flyt eller till ständigt strul. Bara att välja.