Checklista inför mässa, exempel på punkter att diskutera

Utgångspunkt: Planering inför Den Internationella Mässan, dit "alla" kommer

1. Varför ställer vi ut på mässan?

• För att vi är säkra på att "alla" i vår Globala Bransch kommer dit
• För att göra oss kända
• För att bygga upp globalt nätverk av återförsäljare, potentiella partners
• Rikstäckande, exklusiva
• Rikstäckande, icke-exklusiva
• Lokala, typ VAR eller Premium resellers
• Grossister , tillhandahållare
• Integratörer
• E-handelsföretag
• Typ av intressenter vi ännu inte känner till                         
• För att träffa potentiella kunder
  Befintliga kunder, även från Sverige
• Andra kontaktpersoner hos befintliga kunder
• För att träffa intressenter vi ännu inte känner till

2. Aktiviteter inför mässan?

• Få nya produkter färdiga = leveransklara
• Få nya produkter presentabla för sondering, "koncept"
• Inbjudningar till befintliga kunder, med erbjudande
• Gör befintlig kund lagom irriterad så denne säkert kommer till montern
• Inbjudningar på sociala medier
• Information på webplats
• Pressreleaser till fackpress
• Direkt bearbetning av potentiella kunder och återförsäljare
• Annonser
• Text i mässkatalogen och mässans hemsida, eventuella annonser.
• … 

3. Vår magnetiska monter – vad får kunden att stanna till vid vår monter?

• Fysiska produkter
• Fysiska demonstrationer
• Plockbänk
• Film – lockande
• Film - pedagogisk
• Texter som förbryllar
• Texter som klargör
• Bilder på produkter
• Bilder på problem
• Bilder på lösningar
• Bilder på applikationer
• Ljud, musik
• …

4. Monterns utformning

•  Standardbås med vita väggar
•  Helt eget monterkonceptmed egna väggar
•  Anpassning av standardbås för större kontrast
•  Monter med tre väggar
• Monter med två väggar, hörnmonter
•  Monter utan yttre väggar, hel ö
•  Prioritet snygghet, design
•  Prioritet enhetlighet
•  Prioritet inbjudande
•  Prioritet förbryllande
•  Prioritet trivsel, gästfrihet
•  Prioritet action
•  Prioritet demonstration
•  Prioritet prova på
•  …

5. Monterns bemanning.

• Presentatörer
• Konstruktörer
• Logistiker
• Avtalsansvariga
• Företagsansvarig
• Klädsel
• Uppträdande

6. Monterns storlek

• Liten
• Optimal
• Storslagen
• …

7. Monterns placering

• Vilken hall
• Placering i hallen
• ...

8. Vad ska locka in kunderna i montern?

• Stilla en plötsligt väckt nyfikenhet ( film, demo, bild, budskap...)
• Oemotståndlig lust att känna på produkten
• Att de blir förbryllade och tvungna att inleda samtal
• Anmäla intresse för mer information, snabbt och enkelt
• Anmäla intresse för mer information, långsamt och grundligt
  
• …

9. Vem gör vad i montern?

• Vem startar samtal                  
• Vem presenterar översiktligt
• Vem förklarar grundligt och svarar på oväntade frågor
• Vem ger tekniska ”intensivkurser” till potentiella partners eller kunder
• Vem tar hand om potentiella partners , går igenom samarbetsmodell och priser
•  …

10, Första kontakten

• När ska vi tilltala besökaren
• Hur länge ska vi lämna besökaren i fred
• Vad ska vi fråga besökaren så vi får i gång ett samtal
  
• Första fysiska kontakten med produkten
• ...

11. Första presentationen

• Hur demonstrerar vi produkten fysiskt i montern
• Hur låter vi besökaren uppleva produkten praktiskt
• Hur presenterar vi helheten på två minuter
• Vilka skeptiska, frågor kan vi vänta oss, à la Djävulens Advokat
• Hur hanterar vi frågor om "höga priser"
• Hur leder vi över samtalet till att få göra en kort översiktspresentation
• Vad ska vi säga till våra kära konkurrenter på artighetsbesök
• …

12. Hantering av kontakt

• Skanning av badge
• Överlämnande av visitkort
• Besökaren skriver kontaktuppgift i mässprotokollet
  
• Vad ska vi komma överens med besökaren om
• Eventuella tecken på oseriös besökare
• …

13. Mässprotokoll – Fysiska

• Pappersprotokoll för snabbast och säkrast notering
• Numrerade mässprotokoll för att ingen kontakt ska missas
• Rutin kring omedelbar notering om det väsentliga kring den nya kontakten
• Punkter att ha med i mässprotokollen
• Pärm där alla mässprotokoll sätts in
• Plats för pärmen i montern
• …

14. Mässprotokoll -  Elektroniska

• Att enbart registrera besökare elektroniskt ( egen dålig erfarenhet)
• Att både registrera elektroniskt och fysiskt ( bättre…)

15. Diverse

• Servering, representation
• Egna måltider
• Om stöldbegärliga produkter: anlitande av vakt
• Om musik i montern, medhavt STIM avtal
• Anlitande av specialiserad mäss-speditör
• Anlitande av specialiserad firma för monterbygge
• Egen personal för monterbygge
• Lagring av montermaterial
• Uppbyggnad av ny monter i egna lokaler, dokumentera
  
• ...

16. Fördjupade samtal

• Svara på kundens alla frågor
• Låt kunden grubbla i lugn och ro
• Be att få göra systematisk presentation
• Hantering av återförsäljare som är intresserade av samarbete
• Intensivträning i produkten
• Presentation av samarbetsmodell med ÅF eller annan partner
• Presentationsmapp, fysisk – innehåll
• Presentationsmapp, elektronisk – innehåll
• Avslutande av samtal, upplägg kring
• ...

17. Produktpresentation

• Vilka produkter ska vara synliga och greppbara
• Vilka produkter är hemliga och får bara visas för betrodda kunder
• Vilka produkter ska finnas till hands bakom disken, inne i skrubben
• Vad ska kunderna lära sig, rent fysiskt
• Bevisa nyttan med referenser
• Bevisa nyttan med tester, godkännanden
• Bevisa nyttan fysiskt
• Bevisa nyttan logiskt
•  …

18. Priser, hantering

• När ska priser visas för besökare
• Först när besökaren förstått nyttan
• Ungefärliga priser muntligt ("ball-park" figures), i så fall till vem
• Visa prislista 
• Be om att få skicka prislista i efterhand
• Be om adress för att få skicka exakt prislista inklusive frakt
• Fråga besökaren om vilka villkor som gäller innan pris anges
• ...

19. Vilka priser ska visas?

• Praktiserade kundpriser i Sverige ( som kunderna ändå kan se på nätet?)
• Rekommenderade priser till kund, inkl rabatt till ÅF
• Nettopriser till potentiella exklusiva återförsäljare
• Priser till potentiella grossister / onlinehandlare till centrallager/lokallager/dropshipping
• En och samma bruttolista med rabatter för olika aktörer
• Olika prislistor för olika aktörer
• Specialpriser för provorder till kund / minilager till återförsäljare
• ...

20. Hur ska vi hjälpa besökaren att övertyga sina kollegor därhemma?

• Snabbkurs i produkten, ”hands-on training” lätt att föra vidare
• Pedagogiskt paket med filmer, varuprov, PP material att lämnas vid besöket
• Visa uppbyggnad av egna Webplatsen, hur den funkar
• ...

21. Vad ska vi be våra besökare om, som avslutning på besöket?

• Att vi får skicka dokumentation / priser
• Att vi eller vår lokale återförsäljare får komma på besök
• Att vi får skicka gratis varuprov
• Att kunden lägger ”lättbeslutad” provorder för att testa produkten skarpt
• Att återförsäljare får chans att testsälja med demo-kit eller minilager
• …

22. Uppföljning av mässan

• Tack för besöket mejl – standard och direkt efter mässan
• Val av A-kontakter (helt individuell uppföljning)
• Val av B-kontakter (standardsvar med vissa individuella frågor)
• Val av C-kontakter ( standardsvar enbart)
• Utdelning av Kontakter till resp medarbetare
• Dialog med A och B kontakter, vårt initiativ
• Dialog med C kontakter, deras initiativ
• ...

23. Halvår senare, avstämning

• Vad har mässan lett till
• Ska vi fortsätta på samma mässa
• I så fall vilka förbättringar
• ...