Checklista för offert/ prislista
Nedanstående checklista är den en uppräkning av punkter i en offert som jag känner till och som jag haft praktisk erfarenhet av. Flera punkter kan visa sig överlappande – kundspecifika offerter inbegriper en mängd aspekter som inte alltid går att perfekt inordna i kategorier. Och, sist men inte minst, detta är en checklista att välja från. Förhoppningsvis kan det mesta väljas bort…
(OBS - detta är ingen komplett checklista. Jag tar gärna emot förslag på punkter som bör vara med enligt din erfarenhet. )
Potentiell kund
-
- Företag
- Avdelning
- Kontaktperson (er ), befattning
- Adress
- E-post
- Tel direkt mobil
- Moms nr, EU moms nr, annat reg nr
- Ev referensnummer hos kunden
- …
Leverantör:
-
- Företag
- Avdelning
- Kontaktperson, befattning
- E-post
- Postadress
- Telefon direkt mobil
- Website
- Ev log/in area
- ...
Definition av produkt:
-
- Prototyp att utvärderas (om ej kostnadsfri)
- Nollserie att provsäljas
- Skarp tillverkning att användas för reguljära leveranser till marknaden ( underförstått i de flesta fall)
- Hänvisning till broschyr eller produktblad med artikelnummer
- Eventuella materialspecifikationer, toleranser, mätvärden,
- Normer, typgodkännanden, certifikat, från myndigheter / institut.
- Lasthänsyn, farligt gods, stapelbarhet under resp över främmande gods
- Garanti /Warranty ( obs skillnaden )
- Produktansvarsförsäkring, vilket försäkringsbolag
- Statistiskt nummer för tullhantering
- …
Produktpresentation, tillgänglig
-
- Internationell Webplats
- Internationell katalog, e-handelsbaserad
- Internationell katalog, fysisk
- Katalogunderlag att integreras i Återförsäljarens katalog
- Katalog att användas i sin helhet av Återförsäljare
- Manual
- …
Typ av pris
-
- Fast pris / fast offert fastställd produkt
- Indikativt prisintervall indikativ offert ( ovanligt för produkter)
- Pris för verktyg
- Pris för ställkostnad
- Bruttopris (med rabatter för olika prestationer, olika kvantiteter)
- Nettopris
- …
Prisnivåer/Rabatter
-
- Kvantitetsberoende enligt staffling per ordervärde/mängd/vikt/ annan parameter
- Ev andra parametrar som påverkar priset alt underlättar flödet, icke kvantifierade
- Ev minimiorder för fraktfritt, ev administrativ avgift för order under fraktfritt värde
- Rekommenderade bruttopriser / MAP Mininum Advertised Price
- …
Giltighet
-
- Slutdatum
- Avseringsfrist inför prisändringar
- Reservation för råvaruprisförändringar, ev hänvisning till etablerat index
- Tidpunkt då nya priser börjar gälla, beställningsdatum eller fakturadatum
- …
Systemkrav
-
- Kvalitetssystem typ ISO 9001
- Miljösystem typ ISO 14000
- Typ av kvalitetskontroll, komplett eller stickprov, okulär eller fysisk test
- Praktisk information om hur produkten och dess ”batch” är identifierbar t.ex. prägling, laserskrift, etikett, …..
- CSR, Corporate Social Responsability, Buying Social Impact ( EU), etc
- EU – direktiv typ Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), ESG, mm
- …
Produkt, definition av, produktinnehåll
-
- Produkt
- Tillbehör
- Montagehjälpmedel
- Förpackning, Emballage, Fyllnadsmaterial, ev torkmedel/ dessicator, text på förpackning, språk, garantitext,
- Dokumentation (tillhandahålls hur…), ex. manualer, bruksanvisning, antal varianter , vilka språk
- Etiketter, streckkoder (kontroll att streckkoder är ömsesidigt läsbara)
- Torkmedel inuti förpackning, yttre förpackningsskydd som till exempel att gods inuti container är säkrat
- Förpackning; .Special enligt kundönskemål ( förpackningsinstruktioner, tillhandahålls hur), alt enligt leverantörens standard - definieras hur, foto eller ritning.
- …
Inköpskvantiteter att respektera:
-
- Per pall /Halvpall/Kvartspall, ev angivelse av maxhöjd
- Per kartong
- Per flakyta
- Per vikt
- Regler för blandade kartonger
- Container, 40 fot, 20 fot, 40 fot “enhanced”
- ...
Beställningshantering
-
- tid för orderbekräftelse enligt standard, ex inom 24 / 48 h
- innehåll i orderbekräftelse (spec leveranstid)
- Specialfall: projekthantering med offert från fall till fall, angivelse av tid för offert efter mottagande
- …
Godshantering
-
- EUR Pall, hel, halv, kvarts, specialpall
- Pallkrage och eventuell hantering alt ”Gitterbox” inkl hantering. Ev surrning av pall
- Kartong, fast storlek, anpassbar storlek
- Lastbar/ avlastbar manuellt eller med maskin ( truck )
- Container, 20 , 40 fot, 40 fot enhanced, med lastsäkring, torkmetod , ....
- …
Lastning hos tillverkaren (se checklista val av speditör)
-
- Utförs av tillverkaren, enligt FCA
- Utförs av kundens speditör, enligt EXW
- Tidsintervall för lastning, arbetstid 07-17 alt 24/7 med dedikerade bås för respektive kolli att lastas av chaufför
- …
Lossning hos kunden (se checklista val av speditör)
-
- Utförs av kunden
- Utförs av speditören
- Tidsintervall för lossning
- …
Leveransberedskap
-
- Leveranstid för ”normala order”, från orderbekräftelse till utskeppning alt till ankomst hos kunden.
- Utskeppningsdagar / stoppdagar.
- Leveranstid för express-order, från orderbekräftelse till utskeppning/ankomst kunde, till exempel för flygfrakt. Ev merkostnader för denna ”express lane” kan anges.
- Beredskap för ”ryck” i efterfrågan, större efterfrågan
- Beredskap för ”kast” i efterfrågan, annorlunda efterfrågan
- Beredskap för produktanpassningar med standardkomponenter
- Rutin för produktanpassningar utöver standard (ex ställkostnader)
- Information om tid för orderbekräftelse med leveranstid
- …
Offertberedskap för projekt eller anpassning
-
- Offert enligt ifyllt formulär lämnas inom ... timmar
- Offert för projekt inklusive BOM Bill of Material lämnas inom ... timmar
- ...
Lager/Tillverkning mot order, ömsesidig information om
-
- Standardlager nivå, rutin för tillverkning mot order
- Buffertlagring, eventuell
- Kundens lagersystem, förutsättningar, ex gaffellyftar, hyllplatser dimensioner…
- Tredjepartslogistik, angivelse av aktör
- Lagring utomhus / inomhus, stöldskydd, bevakning
- ...
Leveransprecision, ankomst
-
- Intervall, antal dagar plus/minus
- Exakt dag, aviserad vid orderbekräftelse
- Exakt halvdag, timma
- …
Leveranssätt:
-
- Lastbil
- Båt
- Flyg
- Tåg
- Angivelse av ev avtalsspeditör, kundens önskemål om speditör
- …
Leveransvillkor, med villkor enligt INCOTERMS år….., tre vanliga exempel inom Europa:
-
- EX Works = Kunden hämtar hos tillverkaren, kunden ansvarar för lastning (olämpligt i de flesta fall)
- FCA = Kunden hämtar hos tillverkaren, tillverkaren ansvarar för lastning (defensiv prissättning)
- DAP = Tillverkaren lämnar hos kunden, angiven ort (offensiv prissättning)
Leveransadress
-
- En unik …….
- Flera unika ….
- Flera i förväg okända, pris ska gälla olika geografiska områden/postnummerzoner
- ...
Leveransbestämmelser
-
- typ ECE 188,
- Orgalime
- etablerad branschmall ( Ex AMA för byggprodukter i Sverige )
- ...
Valuta
-
- EURO
- SEK
- USD
- ...
Valutaklausul
-
- Angivelse av +/- x % förändring för att priset ska ändras
- Frist innan nytt pris börjar gäller efter ändring pga valutafluktuation
Moms
-
- Angivelse av Ex Moms, gäller all export
- Angivelse av eget EU momsnummer
- ....
Momshantering, om utanför EU
- Införselmoms betalas av speditör som fakturerar kunder
- Införselmoms faktureras kunden från det lokala tullverket , obs regler för att tullen kan hålla gods i pant
- ...
Fakturaadress (om annan än leveransadress)
Betalningstid
-
- I antal dagar från när ( fakturadatum, ankomstdatum, godkännandedatum)
- Ev fri leveransmånad, räknat från när
Betalningssätt, betalningsadress, IBAN, Paypal, SWIFT,
Kreditvillkor, om ej öppen kredit
-
- ev. maximalt utestående fordran
- delvis/helt förskott
- Remburs / Letter of Credit
- Annan , till exempel exportfactoring vja separat finansbolag eller betalning till klientmedelskonto med reserverade belopp som utbetalas när kunden meddelar fullt godkänd leverans ( modell ARCIM )
- ...
Hantering av dokument
-
- Ursprungscertifikat typ EUR 1
- Mottagningsbevis till speditören
- Eventuell ATA-Carnet för gods som ska tillbaka till leverantören, t ex vid mässor ( för länder utanför EU)
Hantering av reklamationer
-
- Vid skada på förpackning
- Vid fel i antal
- Vid skada på produkt
- Vid fel på produkt
- Ev anlitande av tredje man för inspektion
- ...
Äganderättsförbehåll fram till full betalning
-
- Praktiskt hantering
- ...
Introduktionserbjudande
-
- Fraktfritt utan hänsyn till minimiorder
- vid första köp/ provorder / testförsäljning
- ...
Beställningsmetod
-
- E-post (angivelse av epostadress)
- Fax ( angivelse av faxnummer)
- EDI eller annan direktuppkoppling
- …
Andra villkor: …
Undertecknat och signerat av kontaktperson, befattning